Secura Signa B.V.
Privacyverklaring
Wat wij met persoonsgegevens doen, waarom wij dat doen en wat u daaraan kunt veranderen.
Secura 365 leest de inrichting van een Microsoft 365-omgeving uit: instellingen, beleidsregels en configuratie. Wij lezen geen mailboxen, geen bestanden en geen berichten. Waar in de uitkomst toch persoonsgegevens voorkomen, bijvoorbeeld de naam van een beheerder bij een instelling, gelden de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.
Wie is verantwoordelijk
Secura Signa B.V., Porrenhofstraat 29, 6663 SE Lent, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99561255. U bereikt ons via info@securasigna.nl of +31 6 57 59 66 60. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; vragen over privacy komen bij de directie terecht.
Deze verklaring gaat over de gegevens die wij als verantwoordelijke verwerken: die van bezoekers van deze website, van contactpersonen bij klanten en van mensen die contact met ons opnemen. Voor de gegevens die wij in opdracht van een klant verwerken zijn wij verwerker; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst die wij met die klant sluiten.
Welke gegevens wij verwerken
| Gegevens | Waarom |
|---|---|
| Naam, e-mailadres, telefoonnummer en organisatie | Om te reageren op uw vraag, een afspraak in te plannen en een aanbod te doen. |
| Wat u ons schrijft | Om uw vraag te kunnen beantwoorden. Wij bewaren dat in onze e-mailomgeving. |
| Gegevens over de opdracht | Om de dienst uit te voeren, te factureren en onze administratie te voeren. |
| Technische gegevens van de server | Onze hostingpartij legt vast welk IP-adres welke pagina opvraagt, om storingen en misbruik te kunnen onderzoeken. |
| Bezoekersstatistieken | Om te zien hoe deze website wordt gebruikt. |
Wij vragen nooit meer dan nodig is.
Op welke grond
- Uitvoering van een overeenkomst of de stappen die daaraan voorafgaan: het beantwoorden van uw vraag, het uitbrengen van een aanbod en het leveren van de dienst.
- Wettelijke verplichting: onze financiële administratie moeten wij zeven jaar bewaren.
- Gerechtvaardigd belang: het beveiligen van deze website, het bijhouden van bezoekersstatistieken en het onderhouden van contact met bestaande klanten.
Hoe lang wij gegevens bewaren
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Correspondentie zonder vervolg | Twaalf maanden na het laatste contact. |
| Offertes die niet tot een opdracht leiden | Twee jaar, zodat wij weten wat er eerder is besproken. |
| Gegevens uit een lopende opdracht | Gedurende de overeenkomst en daarna zolang de wet dat vereist. |
| Facturen en financiële administratie | Zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht. |
| Rapportages over een klantomgeving | Volgens de verwerkersovereenkomst. Na afloop verwijderen wij ze, tenzij de klant om overdracht vraagt. |
| Bezoekersstatistieken | Alleen als totalen, zonder herkenbare bezoeker. |
Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens en wij geven ze niet door voor commerciële doeleinden. Wij schakelen wel leveranciers in die voor ons gegevens verwerken:
- De partij die deze website host, voor de website zelf en de bijbehorende logbestanden.
- Een dienst voor bezoekersstatistieken.
- Microsoft, voor onze eigen e-mail, agenda en opslag binnen Microsoft 365.
- Onze boekhoud- en facturatiesoftware.
- Onze accountant, voor de jaarrekening en de aangiften.
Wij noemen hier categorieën en geen merknamen, zodat deze verklaring niet verandert zodra wij van leverancier wisselen. Wilt u weten welke partij achter een categorie schuilgaat, dan vertellen wij dat desgevraagd. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst of een vergelijkbare afspraak. Gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Waar een leverancier gegevens buiten de EER kan verwerken, gebeurt dat op basis van de standaardbepalingen van de Europese Commissie.
Wij verstrekken gegevens aan een toezichthouder of opsporingsinstantie wanneer de wet ons daartoe verplicht en niet eerder.
Hoe wij gegevens beveiligen
Secura Signa is ISO/IEC 27001:2022 gecertificeerd. Voor de dienst zelf geldt bovendien: wij werken via een registratie die u zelf aanmaakt en zelf weer intrekt, met leesrechten voor de toetsing. Maakt u gebruik van configuratieherstel, dan krijgt die registratie daarnaast uitsluitend de rechten die nodig zijn om de instellingen uit uw eigen vastgestelde inrichting terug te zetten. Niets daarbuiten en elke herstelactie wordt vastgelegd. Toegang binnen onze eigen organisatie is beperkt tot wie het nodig heeft, met meervoudige verificatie.
Uw rechten
U kunt ons vragen welke gegevens wij van u hebben en daarvan een kopie krijgen. U kunt ze laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen. Als wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.
Stuur uw verzoek naar info@securasigna.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen zich te identificeren.
Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over personen op basis van geautomatiseerde verwerking. De nalevingsscore in onze rapportages is een uitkomst over een technische omgeving, niet over een persoon en elke bevinding is herleidbaar tot de meting eronder.
Cookies
Deze website plaatst alleen cookies die nodig zijn om te functioneren. In het cookiebeleid leest u precies welke dat zijn.
Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of de regelgeving daarom vraagt.